Caja chica

                                                       

                          Que es una Caja Chica. 

    Es un fondo fijo que se tiene estipulado y en efectivo para cubrir gastos menores que pueden surgir del día a día, estos fondos se reintegran por lo general al final de cada mes.

    Al cierre de mes, el efectivo que quede más los gastos realizados deben sumar el monto inicial del fondo, luego se realiza la reposición de la caja chica y se emite el reporte contable con todos sus soportes.

    Las facturas deben tener todos los requisitos exigidos por el Seniat para que puedan ser contabilizadas, como el número de factura, nombre, cedula de identidad o R.I.F., IVA, entro otros, pero hay gastos que no emiten facturas, como puede ser el pasaje en un autobús, para estos gastos hay que emitir un recibo de caja chica.

     Los gastos que se llevan en la caja chica por lo general son compras de material de oficina, reparaciones menores, refrigerios, gasolina, pasajes, estacionamientos entre otros. Los gastos se pueden agrupar en uno solo, de modo de no tener que especificar cada uno de ellos, por ejemplo, se pueden agrupar todos los gastos de estacionamientos en uno solo. Estos gastos o compras pequeñas deben ser controlados, registrados y contabilizados.

    La caja chica se utiliza para solventar algún imprevisto diario, y no para pagar gastos por montos que sobrepasen el límite establecido en la caja chica.

    Se debe establecer una política clara sobre qué tipo de gastos se pueden cubrir con la caja chica, y qué tipo de comprobantes y justificaciones se exigirán con cada desembolso.

    Debe haber una sola persona responsable de la caja chica, y se deben realizar auditorias periódicas para saber si se le está dando el uso correcto al dinero y si los gastos están debidamente respaldados.

                   Por qué es importante tener una caja chica

    En todas las empresas, tanto del estado como privadas, debe existir una caja chica para así controlar los gastos menores del día a día que se deben pagar en efectivo, al igual que todos aquellos pagos que deben hacerse por medio de cheques o transferencia bancaria.

   La caja chica es importante, ya que en toda empresa siempre habrá compras de montos pequeños que necesitan ser contabilizados, controlados y así tomarlos en cuenta a la hora de la declaración de impuestos fiscales. Recordemos que este tipo de gastos son aceptados por el fisco, y pueden salir de las cuentas de la empresa en lugar de cuentas personales.

   Para manejar una caja chica, debemos tomar en cuenta cuáles son los tipos de gastos que se incluyen. Entre ellos están compra de material de oficina, reparaciones menores, combustible, peajes, parqueos, tarifas de transporte público, entre otros. Tengamos siempre presente que la caja chica es para salir de apuros diariosy no para gastos por montos que sobrepasen el límite establecido

  

            Ventajas y cuidados de la caja chica

   Crear una caja chica tiene sus ventajas, como por ejemplo, una mayor facilidad de llevar la cuenta de gastos menores en los libros contables; estos gastos tienen valor y respaldan la contabilidad de la empresa ante el fisco. También facilita archivar gastos agrupados de modo de no tener que especificar cada uno de ellos, y sobre todo, se tiene un mejor control de todas las compras de montos que están por debajo de los gastos generales.

 

                                                                               

                             Caracteristicas


      *  Se integra con el módulo de Contabilidad General, con capacidad de generación de asientos en línea.
     * Posibilita la administración y control de múltiples cajaschicas, por áreas funcionales de la empresa, con responsables que poseen privilegios específicos por usuario y selección de moneda para su operación.
    * Posee un proceso de apertura de caja chica,integrado con el módulo de Control Bancario para la generación de cheques y depósitos.
    * Permite un control de vales por beneficiario.
* Se pueden generar retenciones de los documentos ingresadospara los vales del módulo de Caja Chica.
    * Hace posible la verificación del monto del vale contra el monto máximo establecido de acuerdo con las políticas de la empresa.